Juridik för registratorer

Offentlighet och sekretess

• Vad är en allmän handling?
• Hur ska en begäran om utlämnande av allmän handling handläggas?
• Vilka bestämmelser gäller om en handling omfattas av sekretess?
• Vem avgör om handlingen ska lämnas ut?
• Vem bestämmer om handlingen inte ska lämnas ut?
• Får alla inom myndigheten läsa alla handlingar?

Vad innebär diarieföringsskyldigheten?

• När ska diarieföringen ske?
• Måste jag diarieföra alla handlingar?
• Vilka uppgifter måste finnas i registret?

Personuppgiftslagen

• Vad är en personuppgift?
• Hur ska personuppgiftslagen beaktas när ärenden läggs in i ett elektroniskt ärendehanteringssystem?
• Vilka regler gäller för diarier som finns tillgängliga för allmänheten på Internet?
  
  Pernilla Wikström Pehrson arbetar som chefsjurist i Örebro kommun och har gedigen erfarenhet av offentlig förvaltning och dess regelverk.

Vi bryter för kaffe under förmiddagen

• Från diarie till e-förvaltning
• Hur kan administrationen utvecklas med hjälp av nytt system?
• Hur kan du välja ett system som passar?
• Registratorn som controller
• Föreläsningen avslutas med frågestund
  
  Ann Thunman, Thunman Konsult, är leverantörsoberoende konsult som under de senaste 25 åren genomfört uppdrag hos drygt 220 kommuner, flera landsting, kommunala bolag, Svenska kyrkans stift med flera.

Vi bryter för kaffe under eftermiddagen

Utmaningar och fällor inom diarieföringen

Vad syftar egentligen diarieföringen till?

• Något om Axel Oxenstierna, som faktiskt gäller än idag!
• Tänker vi på kulturarvet när vi arkiverar diareförda ärenden?
• Hur gör vi för att få våra diarier begripliga?
• Hur väljer du rätt ärendemening?
• Ska allt diarieföras?
• Och vad är egentligen arbetsmaterial?

Diarieföring av e-handlingar

• Nyttjandet av databaser och elektronisk kommunikation ökar snabbt inom myndigheternas verksamhet. Med detta kommer också digital post; inkommande e-postförfrågningar, ansökningar, bifogade filer etc. När är digital post att anse som inkommen? Hur ska digital post hanteras?

Särskilda fall

• En del ärendetyper passar inte in i ”den vanliga mallen”, framförallt mot bakgrund av att det finns särreglering, men det kan även vara andra faktorer som nödvändiggör en särskild (men givetvis ändå korrekt) hantering. Upphandlingar är ett bra exempel
• Stora ärenden, projekt och känsliga ärenden, ska och kan de hanteras på annat sätt än ”vanliga” ärenden? Vad ska du tänka på?

Tidpunkter

• Påverkar tidpunkten för diarieföring och registrering handläggningen eller hanteringen i övrigt i något avseende? Varför?

Icke diarieförda handlingar

• Ta del av avskräckande exempel!

Dokumentationsplan

Journalister

• Hur skall du handskas med dem?

Arkivet

• Det är här allting hamnar till slut och det har ett direkt samband med diarieföringen. Det är viktigt för förståelsen av registrators arbete att kunna se orsaken till arkivlagstiftningen och det är ett arv vi ska förvalta för kommande generationer!
  
  Malen Lindman, jurist (kammarrättsassessor), arbetar som utredningssekreterare på Näringsdepartementet.

Vi bryter för lunch 12:30-13:30, samt tar paus för för- och eftermiddagskaffe